Hoe organiseer je een toegankelijk webinar?

We hebben er allemaal mee moeten leren omgaan het voorbije jaar: webevents en videovergaderingen. Maar wat als er mensen met een visuele of auditieve beperking meedoen? Hoe zorg je ervoor dat zij op de best mogelijke manier kunnen volgen én bijdragen? Inter, het Vlaams expertisecentrum toegankelijkheid, heeft er een informatiecampagne over lopen. Communicatiemedewerker Marjolijn Clijsters licht toe.

“Laten we beginnen bij het begin: de uitnodiging. Daarin kan je als organisator meteen de vraag stellen of er deelnemers zijn die aanpassingen nodig hebben. Zorg ook voor duidelijke praktische informatie: datum, uur, wie zijn de sprekers, welke applicatie ga je gebruiken… Vermeld verder zeker een contactpersoon die bijstand kan bieden als iemand technische problemen zou ondervinden – voor blinde en slechtziende mensen is een programma als Teams of Zoom vaak veel minder intuïtief.”

“Zet de vergadering al een kwartiertje op voorhand open, zodat mensen de tijd hebben om zich aan te melden en te kijken of alles werkt. Zorg liefst ook voor een welkomstgeluidje of -muziekje, want aan een aftelklok heeft een blinde deelnemer niet veel.”

 

Goed voor iedereen

“Voor blinde en slechtziende mensen is een audiodescriptie heel nuttig. Als je webinar op voorhand opgenomen is, kan je er een stem op monteren die duidelijk omschrijft wat je in beeld ziet. Gaat je vergadering of event live, dan kunnen de sprekers er zelf rekening mee houden. Dat ze bij een grafiek bijvoorbeeld niet zeggen ‘hier zie je duidelijk een grote daling’, maar ‘op de grafiek zie je een daling van tien naar vijf.’ Als dat te ingewikkeld voor hen wordt, kan je ook iemand aanstellen om in realtime een audiodescriptie te verzorgen: zij of hij beschrijft dan regelmatig wat er op het scherm te zien is. Dat moet wel gecoördineerd worden met de spreker, zodat ze niet door elkaar praten.”

“Blinde en slechtziende mensen gebruiken meestal software die de tekst op hun scherm voorleest of naar hun brailleleesregel stuurt. Maar de informatie die je tijdens een webinar op een scherm deelt, wordt omgezet naar een afbeelding. De software kan daar niks mee beginnen. Stuur je presentatie daarom al op voorhand naar de deelnemers in een formaat dat leesbaar is voor hen. Zo kunnen ze probleemloos volgen. Zorg ook dat er een ander feedbackkanaal is dan de chat, want voor blinde en slechtziende mensen kan een chatbox erg onoverzichtelijk zijn. Maak het bijvoorbeeld ook mogelijk om vragen te stellen via de telefoon of via mail.”

“Het is ook een goed idee om de standaard webetiquette te volgen: alleen wie spreekt heeft de microfoon aanstaan, wie iets wil zeggen steekt het handje op… Zo krijgt de vergadering een duidelijke structuur en is ze makkelijker te volgen voor mensen die niet kunnen terugvallen op visuele cues – en voor alle andere deelnemers eigenlijk ook. Daar drukken we bij Inter altijd op: aanpassingen die je doet om je gebouw of evenement inclusief te maken, komen iederéén ten goede, en niet alleen mensen met een beperking.”


Tolk

“Voor dove en slechthorende mensen is live ondertiteling heel nuttig. Er zijn applicaties die daarvoor zorgen, maar in het Nederlands werken die nog niet erg goed. Iemand de ondertitels laten intikken is voorlopig een betere optie.”

“Voor veel dove mensen is een tolk Vlaamse gebarentaal een must om een vergadering goed te kunnen volgen. Meestal hebben ze zelf ervaring met tolken en weten ze met wie je contact kan opnemen. Maak daarover met hen de nodige afspraken.”


Mooi gebaar

“En tot slot nog een tip voor na het webinar: bezorg de deelnemers een opname, en geef hen verschillende opties: met audiodescriptie, met ondertitels, met gebarentaal... Een mooi gebaar, dat erg geapprecieerd zal worden. Als je nog meer tips wil, kan je die aanvragen via de website van Inter. We antwoorden je zo snel mogelijk.”


foto lieven scheire over inclusieve webinars

Inter bood op zijn webevent de keuze aan tussen ondertitels, audiodescriptie en Vlaamse Gebarentaal. Hier zie je de versie met Vlaamse Gebarentaal.