Jouw contactpersoon
Wie kan een subsidieaanvraag indienen?
Je organisatie moet een erkenning op zak hebben als sociaal-toeristische organisatie om in aanmerking te komen voor financiële ondersteuning. Lees hier hoe je de erkenning aanvraagt.
Eens je erkenning goedgekeurd is, kan je een subsidie aanvragen wanneer het digitaal loket open staat. In januari 2024 openen we het subsidieloket opnieuw.
Vroeg je in een vorige periode al een subsidie aan? Dan helpt onderstaande informatie je verder op weg voor de afhandeling van je dossier.
Waarvoor kan je subsidies krijgen?
Je kan de financiële ondersteuning krijgen voor de volgende kosten voor de organisatie van vakanties:
Vervoerskosten
Wel aanvaard:
- eco Surcharge = milieutoeslag/ecotaks
- huur aanhangwagen
- huur fietsen (+ vervoer van de fietsen)
- km-vergoeding eigen vervoer
- km-vergoeding gehuurd vervoer
Niet aanvaard:
- brandstofkosten
- kilometervergoeding voor vrijwilligers die op voorhand huisbezoeken doen bij deelnemers
- de aankoop van een auto/van een fiets
- omniumverzekering (bij huren van een autocar …)
- comfortverzekering (bij huren van een bestelwagen/autocar …)
- de aankoop van (kinder)autostoelen
- reiniging van bussen
- verplaatsingskosten van externen
- uitritmunten van de parking (pretpark …)
- parkeertickets
Verblijfskosten
Wel aanvaard:
- huur lakens
- huur van veldbedden
- gasbidons (het moet wel gaan om de gas die verbruikt wordt)
- wasserij (beddengoed)
- energiekosten
- afvalkosten
Niet aanvaard:
- maaltijdkosten
- huurschade aan het verblijf
- aankoop van veldbedden/aankoop slaapzakken
- aankoop gasvuurtjes (dat blijvend is en waarop je een gasfles kan aansluiten kan dan weer niet)
- annulatiepremie (huur van het verblijf)
- de aankoop van babyfoons
- extra toeslag (van niet-lid CM)
- KIDS-ID (aankoop via de gemeente)
- lidgelden (van Intersoc …)
- leveringskosten (van lakens …)
- aankoop van pralines
Animatiekosten
Het maximale bedrag voor animatie wordt vastgelegd op 20 euro per deelnemer. Als de totaalkost lager ligt dan 20 euro per persoon wordt er een lager bedrag uitbetaald.
Wel aanvaard:
Animatie via Vakantieparticipatie: het gebruik van het aanbod Steunpunt VP (korting toegangskaarten voor attracties, daguitstappen …) én dit aanbod kan je ook indienen voor subsidies
- T-shirts om te beschilderen/om te bedrukken
- huur snowboards/boots
- huur skipassen
- huur carnavalkostuums
Niet aanvaard:
- T-shirts worden niet apart aanvaard
- jongens- en herenondergoed
- pamperbroekjes
- apothekerskosten
- infoboekjes/fotoboekjes
- kledij (jongens- en herenondergoed ..)
- kabel (voor tv, printer, internet …)
- toevoerslang (voor de wasmachine...)
- printer + inktpatronen
- fototoestel
- motorolie
Verzekeringskosten worden niet meer aanvaard.
De terugbetaling bedraagt maximaal 75% van de werkelijke kostprijs.
Elke vakantie waarvoor je subsidies wilt aanvragen, moet voldoen aan de minimale voorwaarden die in het decreet zijn opgesteld. Dat betekent dat elke vakantie minimaal 4 overnachtingen telt en dat er minimaal 70 deelnemers per 2 vakanties gehaald moet worden. Als de vakantie 6 of meer overnachtingen telt, ligt het minimale aantal deelnemers op 100.
Erkende sociaal-toeristische organisaties met een ruimere werking kunnen ook een beroep doen op subsidies voor een coördinator die instaat voor de organisatie van de vakanties. Om daarvoor in aanmerking te komen, moet je organisatie per jaar minimaal 5 vakanties van telkens 4 overnachtingen in binnen- en/of buitenland organiseren voor een totaal van minimaal 150 verschillende deelnemers.
De subsidie voor de loonkost bedraagt maximaal 12 500 euro per jaar. Dat bedrag is gekoppeld aan de gezondheidsindex van 1 januari 2004 en wordt jaarlijks op 1 januari aangepast aan de evolutie van de gezondheidsindex.
Je subsidieaanvraag voor vakanties indienen
Dien je aanvraag vóór de vakantie in
Vul het aanvraagformulier in:
Je dient een aanvraag voor financiële ondersteuning altijd in vóór de vakantie in kwestie. Je kan 4 keer per jaar een subsidieaanvraag indienen. De uiterste indieningsdatum voor je dossier hangt af van de periode waarin je de vakantie organiseert. Dien je aanvraag in per mail, per fax of via aangetekend schrijven in bij Toerisme Vlaanderen.
Voeg ook deze documenten toe aan je aanvraag:
- een folder met overzicht van het vakantieaanbod voor het komende jaar, met vermelding van de deelnameprijs.
- een financieringsplan waaruit de bestemming en het doel van de aangevraagde financiële steun blijkt.
- een lijst van alle co-financiers of een verklaring dat er geen co-financierders zijn.
- een afschrift van de overeenkomst (bv. notificatie of contract) tussen de aanvrager en alle co-financiers.
Lever na de vakantie de nodige documenten in
Na afloop van de vakanties in kwestie lever je ook deze documenten aan:
- deelnemerslijsten met naam, adres en hulpverlenende instantie (na elk kamp).
- lijst van vrijwilligers met vermelding van naam, adres en geboortedatum. Als er betalend personeel werd ingeschakeld voor de begeleiding ter plaatse, voeg je daarvoor een beknopte motivatie toe.
Controle van de bewijsstukken en uitbetaling
De uitbetaling van de subsidie gebeurt nadat de bewijsstukken zijn ingediend en gecontroleerd. De subsidie kan dus pas worden uitbetaald nadat de sociaal-toeristische organisatie zelf alle facturen heeft betaald.
Je subsidieaanvraag voor een coördinator indienen
Vul het aanvraagformulier in
Dien het aanvraagformulier in vóór 15 januari van het jaar waarop de subsidie van toepassing is. Voorzie je aanvraag ook van een functie- en takenbeschrijving van de coördinator.
Uitbetaling
De uitbetaling van de subsidie gebeurt op een halfjaarlijkse basis, na het indienen van de kopieën van de loonfiches (eerste uitbetaling voor de loonfiches van januari tot en met juni en een tweede uitbetaling voor de loonfiches van juli tot en met december). De organisatie moet nadien de individuele jaarrekening(en) indienen bij Toerisme Vlaanderen.
Info voor begunstigden
Begunstigden moeten de naam en het subsidielogo van Toerisme Vlaanderen vermelden in alle communicatie en op alle communicatiedragers (kaarten, brochures, artikels, website, uitnodigingen, speeches, werfinrichting, infoborden ...) tijdens en na de realisatie van het project.
Lees de richtlijnen voor het gebruik van de subsidie/steunlogo's
Download hier de 2 versies van het binnenlandse logo:
- Steunlogo en subsidielogo Toerisme Vlaanderen (standaard)
- Steunlogo en subsidielogo Toerisme Vlaanderen (wit voor donkere ondergrond)
Vragen over het logogebruik? Contacteer ons via design@toerismevlaanderen.be