Meet in Flanders Academy

MiFA#11

Jouw contactpersoon

De vernieuwde Meet in Flanders Academy toont zich als hét congres dat je als event professional zeker niet mag missen. Op een unieke manier inspireren en connecteren we professionals uit de Vlaamse congres- en eventsector. Meet in Flanders Academy biedt een platform om te netwerken en kennis te delen. Tevens gaat het telkens door in één van de Flanders Special Meeting Venues die Vlaanderen rijk is. Samen willen we zo een stimulans geven aan de verdere professionalisering van de Vlaamse congres-en eventsector.

INSPIRING AND CONNECTING EVENT PROFESSIONALS

De Meet in Flanders Academy is er voor iedereen uit Vlaanderen en Brussel die op een professionele manier betrokken is bij de organisatie van congressen en events. De Meet in Flanders Academy is dus boeiend voor alle event professionals, werkzaam binnen meeting- en eventlocaties, congreshotels, PCO’s, event- en congresbureaus, en betrokken overheidsdiensten.

Wil je graag op de hoogte blijven over de volgende edities? Stuur een mail met je contactgegevens naar mailbox@meetinflanders.com. We nemen je dan op in de verzendlijst.

Meet in Flanders Academy #11

De Meet in Flanders Academy #11 stond helemaal in het teken van ecologische duurzaamheid. Organisatoren van congressen en evenementen zijn vaak al aan de slag met dit topic, en toch is de uitdaging nog groot. Welke rol kan je hier als professional in de congres- en eventsector in spelen? Je kwam het allemaal te weten tijdens deze editie.

Wat staat er allemaal op het spel op vlak van duurzaamheid? Hoe past de congres- en eventsector daarin? Hoe kunnen wij daaraan bijdragen? Wat betekent dit voor jouw organisatie? Wie zijn enkele kampioenen in dit speelveld? Wat kunnen we daaruit leren? Hoe kan je daar als eventprofessional concreet mee aan de slag? Deze en vele andere vragen hebben we samen proberen beantwoorden op de MiFA #11 op 8 december in de Oude Vismijn in Gent. Het programma zag er als volgt uit.

Programma

9u00: Ontvangst & verwelkoming

Een kort welkomstwoord.

9u35: ‘Wat staat er op het spel?

Keynote door filmmaker en klimaatactivist Nic Balthazar.

10u00: ‘Een Net Zero roadmap voor de congres- en eventsector’

Gesprek met The Joint Meetings Industry Council (JMIC) en Yourope, The European Festival Association.

10u30: ‘Hoe integreer je duurzaamheid in alle facetten van de organisatie?’

Presentatie door Sander van Stiphout van de Johan Cruijff ArenA.

11u00: Pauze

11u30: Keuze uit diverse sessies:

  1. ‘Hoe kan je als venue inzetten op duurzaamheid?’

    Een interactief panelgesprek met Sander van Stiphout (Johan Cruijff ArenA), Jorine Vermeer (GoodPlanet Belgium) en 2 leden van het Flanders Heritage Venue netwerk.
     
  2. ‘Hoe zet je een klimaatneutraal of circulair event op?’

    Een gesprek tussen Stijn Lambert (Ecofest), Esther Koshari (Green Deal Circular Events) en Seppe Cosyns (Event Flanders: Stories Unfold).
  3. ‘De weg naar duurzaam ondernemen, in 5 stappen naar positieve impact’

    Een inspirerende workshop met Jan Beyne rond het duurzaam transformeren van je organisatie.
    *Deze sessie is gericht op Legacy Makers en duurt 1u30.

12u20: ‘Duurzaamheid in catering’

Inspirerend gesprek tussen Amy Verbeke van Mosquito in the Room en Coeur Catering

13u00: Lunch

14u00: Keuze uit volgende workshops:

  1. 'Hoe berekenen je de CO² uitstoot van je event?' Door Tom Verrept van VO Event en Kevin McMullan van EventFlanders.
  2. 'Hoe kan je een duurzaamheidsplan opstellen vanuit de praktijk?' Door Peter Decuypere van Globsus
  3. 'Hoe stel je een mobiliteitsplan op?' door Bart Busschaert van Scelta Mobility

15u00: CO²-compensatie en offsetting

Slotkeynote door Mark Stevenson van CUR8, gevolgd door Q&A. *Deze sessie wordt in het Engels gegeven.

15u40: Slotbeschouwing

16u00: Netwerkdrink

17u00: Einde

Meet in Flanders Academy #10

Deze jubileumeditie van de MiFA stond helemaal in het teken van ‘impactvolle congressen een events’. Congressen en events zijn niet zomaar losstaande gebeurtenissen maar zijn hefbomen waarmee je impact kan creëren.

Wat verstaan we onder impact? Waarom is het zinvol om als eventprofessional met impact bezig te zijn? Hoe verhogen we positieve impact? Hoe verlagen we negatieve impact? Hoe kunnen we impact meten? Deze en vele andere vragen probeerden we samen te beantwoorden op MiFA #10 in het Flanders Meeting and Convention Center Antwerp (FMCCA).

Het programma zag er als volgt uit:

Keynote door Geneviève Leclerc, CEO van #Meet4Impact

Evenementen en congressen zijn niet langer een doel op zich, maar een middel om toegevoegde waarde te creëren voor alle belanghebbenden van een bestemming: bewoners, ondernemers, bezoekers en de plek zelf. Events en congressen hebben dus het potentieel om een maatschappelijke of sociale impact te creëren zoals een gevoel van verbondenheid. Maar hoe definiëren we precies die maatschappelijke impact? Wat kunnen congressen en events concreet betekenen voor de steden waarin ze plaatsvinden en zijn bewoners? Geneviève Leclerc vertelt ons een boeiend verhaal met concrete voorbeelden uit haar rijke loopbaan. 

Download hier haar presentatie

Impact in de eventsector

  • Gesprek met Stijn Snaet - Confederation Manager van de Event Confederation
    • Waarom als congres- en eventsector inzetten op impact?
  • Keynote door Tom Bonte - directeur van de Ancienne Belgique
    • Welke impactdoelstellingen stel je als venue voorop? Hoe kun je ook buiten je eventlocatie impact creëren? 

Hoe kunnen congressen en events een impact hebben op steden en omgekeerd?

  • Gesprek met Meindert Kennis en Jan-Willem van de Ven, co-directeurs van Amsterdam Dance Event. 
    • Het Amsterdam Dance Event trekt jaarlijks 400 000 bezoekers naar Amsterdam voor een 5-daags event dat bestaat uit een congresluik en vele avondfeesten. 
  • Panelgesprek met Jeroen De Schuyteneer (Directeur Dienst Feestelijkheden Stad Gent), Ilse Van San (Sales Manager FMCCA), Meindert Kennis (co-directeur ADE) en Jan-Willem van de Ven (co-directeur ADE).  
     

Impact meten, hoe begin je eraan?

Meten van impact is essentieel om te weten of je de doelstellingen van je congres of evenement effectief bereikt. In deze workshop kreeg je, aan de hand van concrete voorbeelden, een idee van hoe je impact in kaart brengt. Naast een toelichting over mogelijke indicatoren en meetinstrumenten, gingen deelnemers ook samen aan de slag rond gezamenlijk geselecteerde topics.

How social impact creates added value for you, your organisation and your sector

In deze sessie gingen we dieper in op de keynote van Geneviève en bekeken we wat jouw rol kan zijn bij het creëren van maatschappelijke of sociale impact. Je kwam meer te weten over de  toegevoegde waarde die sociale impact, naast een economische return, genereert. Deze sessie is relevant voor alle professionals in de event en toeristische sector.

Hoe kan je je congres of event verduurzamen?

Events hebben een impact op het milieu en dus moeten we als eventprofessionals waken op het zo duurzaam mogelijk opzetten van de events die we organiseren. In deze sessie gingen we in gesprek met Lore Claes van OVAM, die samen met Sport Vlaanderen een inspiratiegids ontwikkelde om sportevenementen te verduurzamen, en met Esther Koshari, duurzaamheidscoördinator bij Paradise City, duurzaamheidskoploper binnen de festivalwereld. Samen met hen puurden we concrete tips uit die elke organisator meteen kan implementeren om morgen al een verschil te maken.

Meet in Flanders Academy #9

Programma

Het programma bestond uit verschillende sessies waarbinnen er cases werden gepresenteerd en debatten gevoerd. De live deelnemers kregen daarnaast ook de kans om verschillende workshops te volgen in verband met het organiseren van een duurzaam, florerend en impactvol evenement of congres. Uiteraard waren er doorheen de dag ook uitgebreide netwerkmogelijkheden.

Sessie 1 - ‘Duurzaamheid is a moral duty! Case WK wielrennen 2021 in Vlaanderen’

Keynote WK Wielrennen 2021 door Katrien Geraedts (Programmamanager WK - Golazo) 

Gevolgd door een debat met aan tafel:

  • Lore Claes (OVAM) 
  • Katrien Geraedts (Golazo) 
  • Minou Esquenet (Stad Brugge) 
  • Bruno Vanaenroyde (Stad Leuven) 
  • Geert Bruynseels (EventFlanders) 
     

Waar ging dit over?
Duurzaamheid, een moral duty maar zeker en vast een uitdaging voor massa-evenementen op openbaar domein. Grote internationale evenementen zoals een WK wielrennen, ondersteund door EventFlanders, kunnen duurzaamheid misschien net iets makkelijker onderschrijven, maar kan een organisator van een kleiner event of congres dat ook? Hoe beginnen we daar aan? Hoe kunnen we een duurzaamheidsplan opmaken? 

Deelnemers kregen de kans om vooraf al eens een duurzaamheidsplan in te kijken.

Dit debat kreeg in de namiddag nog een praktisch vervolg met een workshop waarin deelnemers een kader meekregen om hun eigen evenement of congres nog duurzamer te maken. Klik hier voor de presentatie van die workshop of download hieronder bij item "break-outsessies"

Sessie 2 - 'Van Legacy naar Impact. Inspiratie uit congressen in binnen– en buitenland'.

Wie zijn de ‘agents of change’ in Vlaanderen? We gingen in gesprek met onder andere Els Van Zele (Stad Mechelen), Jan Van den Broeck (Event Masters) en Jan Simons (Meet in Mechelen).

Waar ging dit over?
We geloven dat congressen een echte meetbare en positieve impact kunnen hebben op een stad of regio en op de lokale én de internationale betrokken partners. Congressen bieden dus niet alleen een economische meerwaarde, maar genereren ook een maatschappelijke positieve meerwaarde, op lange termijn.   

Een congres of evenement wordt zo een katalysator om dingen in gang te zetten, om zaken te veranderen en om mensen bij elkaar te brengen… Dit gaat dus verder dan wat er tussen de 4 muren gebeurt tijdens de korte duur van het congres. 

We namen de deelnemers mee in het waarom van legacy en het belang van impact met een paar sterke voorbeelden uit het buitenland en luisterden naar een mooi lokaal voorbeeld uit Mechelen.  

Dit topic kreeg in de namiddag nog een praktisch vervolg met een workshop over hoe deelnemers ook zelf impact kunnen genereren.  

Sessie 3 - ‘Van Flanders is a Festival naar Florerende Events’

Keynote ‘Het FLOREREND EVENT MODEL in een notendop’ door Peter Decuypere (Toerisme Vlaanderen)

Gevolgd door een debat met aan tafel:

  • Irène Rossi (Couleur Café, Gate) 
  • Bavo Vanden Broeck (Dranouter festival) 
  • Simon Nowak (Horst Arts&Music festival) 
  • Bart Neuts (KU Leuven) 
  • Peter Decuypere (Toerisme Vlaanderen)



Waar ging dit over? 

Hoe kan je ervoor zorgen dat een evenement of een congres, een evenwichtige en maatschappelijke en economische meerwaarde creëert voor de bezoekers, de bewoners, de ondernemers én de plek? De onschatbare input van de FIAF-begunstigden (Flanders is a Festival) liet ons toe om een model te ontwikkelen dat nu breed kan worden toegepast op events en congressen. We stelden in dit topic het Florerend Event Model voor aan de hand van enkele sprekende praktijkvoorbeelden en blikten daarbij ook terug op Flanders is a Festival.  

In de namiddag volgde een workshop die deelnemers inkijk gaf in hoe ze zelf aan de slag kunnen met het Florerend Event Model.

Download de praktische plooifolder 'Florerend Event Model' of download de presentatie: 

Presentatie MIFA #9: 'Hoe maak ik mijn event/festival florerend?'

Break-out sessies voor de live deelnemers

Workshop 1: ‘Hoe maak ik mijn congres/event duurzamer?’ 

Aansluitend bij het debat over duurzaamheid op het WK wielrennen 2021 konden deelnemers een workshop volgen waarbinnen tips werden gegeven om zelf beter vat te krijgen op de duurzaamheid van hun eigen congres of evenement. We gebruikten als structuur de 'Sustainable Development Goals' (SDG’s) en van daaruit gaven we inspirerende en eenvoudig toepasbare voorbeelden die hen op weg kunnen helpen om het eigen evenement of congres ook duurzamer te maken. Deze workshop werd gefaciliteerd door The Sustainable Effect. 

Download de presentatie:

Presentatie MIFA #9: 'Hoe maak ik mijn congres/event duurzamer?'

 

Workshop 2: ‘Hoe maak ik mijn event/festival florerend?’  

Tijdens het debat over florerende events stelden we het Florerend Event Model (FEM) voor. Tijdens deze workshop gingen we hiermee aan de slag en doorliepen we de 20 'inspiration fields', waarbij we vooral veel sprekende voorbeelden meegaven. 

In de namiddag volgde een workshop die deelnemers inkijk gaf in hoe ze zelf aan de slag kunnen met het Florerend Event Model.

Download de praktische plooifolder 'Florerend Event Model' of download de presentatie: 

Presentatie MIFA #9: 'Hoe maak ik mijn event/festival florerend?'

 

Workshop 3: ‘Een introductie tot de Theory of Change: een eerste stap naar impact. Hoe word jij een ‘agent of change’?  

Dit was een vervolg op het in de voormiddag behandelde topic rond legacy en impact. We brainstormden tijdens deze workshop over hoe je als congreslocatie, hotelier, PCO, vereniging, overheid, middenveld of bedrijf mee impact kan genereren en zelf een ‘agent of change’ kan worden.

Meet in Flanders Academy #8

Omwille van de snel stijgende COVID-cijfers en de nieuwe geldende richtlijnen ging de achtste editie van de Meet in Flanders Academy door onder de vorm van een online debat.

Het debat 'Toch niet weer COVID? Prognoses voor de organisatie van events en congressen in 2022' vond plaats op vrijdag 10 december 2021 van 11 tot 12 uur in Maison de la Poste in Brussel, één van de Flanders Heritage Venues die Vlaanderen rijk is.

Dit gesprek, dat online gestreamd werd via het digitaal platform HYBR, ging over de prognoses voor de congres- en eventsector op korte en middellange termijn en werd georganiseerd in samenwerking met Event Confederation.

Aan tafel zaten:

  • Prof. dr. Marc Van Ranst (KU Leuven)
  • Prof. dr. ir. Bert Blocken (KU Leuven en TU Eindhoven)
  • Prof. dr. Niel Hens (Universiteit Antwerpen)
  • Hugo Slimbrouck (Event Confederation)
  • Leen Laconte (Director Overleg Kunstenorganisaties)

Meet in Flanders Academy #7

Op vrijdag 11 juni 2021 organiseerde Toerisme Vlaanderen de zevende editie van de Meet in Flanders Academy. Die vond plaats in C-Mine, gelegen in het mooie Limburg (Genk), maar ook online via het platform HYBR. Moderator van dienst was radiopresentatrice en televisieproducer Sofie Engelen.

Programma

9.30 uur: Ontvangst en mogelijkheid tot netwerken voor live en online deelnemers

10.00uur: Welkomstwoord door Peter De Wilde, administrateur-generaal van Toerisme Vlaanderen, gevolgd door de plenaire sessie met de volgende topics:

  • Op weg naar ontmoeting
    Panelgesprek met Stijn Snaet van EventConfederation ("Wat betekent het zomerplan voor de heropstart van de meeting- en eventsector?"), Bert Blocken van KULeuven ("Hoe pak je de ventilatie het beste aan?") en Peter Decuypere van EventFlanders ("Wat zijn de aanpassingen aan het CERM & CIRM 2021?").
  • Op weg naar een florerend event
    Interview met Bart Roman, organisator van WeCanDance.
  • Op weg naar een toekomstbestendige event- en congresvisie 2.0
    Presentatie door Louise Derre en Evelyne Bardyn van Toerisme Vlaanderen met toelichting van resultaten meetingonderzoek en vernieuwde congres- en eventaanpak.

11.00 uur: Koffiepauze voor live deelnemers – pauze voor online deelnemers tot 12.30 uur

11.30 uur: Break-out sessies voor live deelnemers
Er waren 3 interactieve break-out sessies. Ontdek ze hier. Deze sessies werden niet opgenomen maar de conclusie kan je horen in het slotwoord.

12.20 uur: Lunch voor live deelnemers

12.30 uur: Break-out sessies voor online deelnemers

Er waren 3 interactieve break-out sessies. Ontdek ze hier. Deze sessies werden niet opgenomen maar de conclusie kan je horen in het slotwoord.

13.15 uur: Terugkoppeling break-out sessies en slotwoord

13.30 uur: Einde

Break-out sessies

Er waren 3 break-out sessies, zowel voor wie live als online deelnam.

  1. Digitale transformatie voor venues
    De internationale meeting- en eventsector zal (postcovid) heel competitief zijn. Digitale transformatie betreft mogelijk de customer journey, het event zelf (hybrid/digital) maar ook de interne functionering, de marketing, etc. Waar zijn jullie mee bezig (of nog niet)? Hoe ziet een ideaal scenario er voor jullie uit? Hoe kan digitale transformatie daar mogelijk een rol in spelen? En waar kan Vlaanderen jullie hierin ondersteunen?
  2. De digitale twin van congres- en eventbestemming Vlaanderen
    Congressen en events zullen vanaf nu hybride zijn: 'live met een digitaal component'. Om de beleving van de virtuele deelnemers te optimaliseren, willen we alle activiteiten van een congres/event ook digitaal aanbieden (niet enkel plenaire sessies en breakouts). Hoe kan jij als aanbieder bijdragen tot een optimale beleving van Vlaanderen; dat de bestemming en de locatie goed 'in beeld' komen voor de virtuele deelnemer?
  3. Congressen en evenementen als katalysator voor positieve impact
    Het organiseren van een congres vraagt tijd, geld en human capital. Hoe zorg je ervoor dat een congres meer dan een economische impact heeft? Hoe ga je dat stapje verder en kun je een positieve impact genereren samen met al de partners? Wat is precies positieve impact? Hoe ga je dit plannen en welke stakeholders nodig je uit rond de tafel. Hoe kun jij vanuit jouw domein en functie je steentje bijdragen om een verschil te maken op lange termijn?

 

Meet in Flanders Academy #6

Wegens de coronacrisis werd deze editie opgenomen in het Kursaal in Oostende en konden de deelnemers via een virtueel platform alle sessies volgen. Sonja Opreij van Toerisme Vlaanderen Congresbureau gaf een terugblik op wat in 2020 werd ondernomen om de meeting- en congresindustrie in Vlaanderen overeind te houden:

Voor al deze inspanningen om internationale congressen veilig te laten verlopen in coronatijden kende de International Congress and Convention Association (ICCA) aan Toerisme Vlaanderen de ICCA Best Marketing Award toe. Bekijk de video waarmee Toerisme Vlaanderen zich daarvoor kandidaat stelde via het filmpje van de presentatie van Sonja Opreij hieronder.

Maar, wat na 2020?

De deelnemers werden meegenomen in de ‘waves’ van 2021. Waves zijn letterlijk ‘communicatiegolven’ waarin Toerisme Vlaanderen de bestemming Vlaanderen als innovatieve congresbestemming op de kaart wenst te zetten.

 

Heb je een uniek project of een suggestie? Dan neemt Toerisme Vlaanderen dit graag samen met jou op!
Ook als jouw organisatie mee wilt doen maar (nog) geen link ziet met de thema’s, kunnen we dit samen bekijken.
Mail hiervoor naar: mailbox@meetinflanders.com

Wil je meer horen over deze onderwerpen? Bekijk dan zeker (nog eens) de presentatie van Sonja Opreij met meer details over de ontwikkelde tools in 2020 en de plannen voor 2021.

Na de terug- en vooruitblik vond er een interview met technologie-ondernemer Marc Mekki plaats, een Vlaming die vanuit Barcelona zijn bedrijf runt en zeer vaak key note speaker is op congressen rond digitale transformatie. Met het oog op de nieuwe wereld waarin we leven en het feit dat congressen voorlopig online zullen blijven om daarna in hybride vorm plaats te vinden, gaf hij de deelnemers concrete handvaten hoe aan de slag te gaan met digitale transformatie binnen hun organisatie.

Na het interview vonden er in de verschillende virtuele zalen workshops plaats, waarin werd besproken hoe eenieder aan de slag gaat binnen zijn/haar organisatie om de tips van Marc Mekki toe te passen.

Na afloop van de bijeenkomst was het mogelijk om nog na te praten aan virtuele ronde tafels. Hiervan werd nog veelvuldig gebruik gemaakt door de deelnemers.

Bekijk hier de integrale opname van de 6e Meet in Flanders Academy. 

Misschien vind je er inspiratie of ideeën voor jouw volgende online meeting of event

Meet in Flanders Academy #5

Wegens de coronacrisis vond deze editie volledig online plaats.

Covid Event Risk Model

Het Covid Event Risk Model helpt evenementorganisatoren en lokale besturen om het veiligheidsrisico van een evenement in kaart te brengen en te evalueren onder welke voorwaarden het evenement veilig kan doorgaan om besmetting te voorkomen. Het online en dynamisch model bevat onder meer een vragenlijst en gedragscode

Bekijk de online presentatie over het COVID Event Risk Model:

 

Leidraad coronapreventie in meetinglocaties

De Leidraad coronapreventie in meetinglocaties informeert meetinglocaties in Vlaanderen over hoe ze meetings en events veilig kunnen organiseren in tijden van corona. De gezondheid van alle mensen die daarbij betrokken en/of op aanwezig zijn, staat centraal. De leidraad vertrekt van de officiële richtlijnen, aangevuld met bijkomende maatregelen, aandachtpunten en tips. Achteraan vind je een handige checklist die toont in welke mate jouw locatie aan de veiligheidsvoorschriften voldoet.

Bekijk de online presentatie over de Leidraad Coronapreventie in meetinglocaties:

Meet in Flanders Academy #4

De vierde Meet in Flanders Academy vond plaats op vrijdag 6 december 2019 in het Augustijnenklooster in Gent.

Your bidbook: a tailor-made answer to an association’s request for proposal

Kai Troll, president van ASSOCIATIONWORLD, leerde de deelnemers wat associaties van een bidbook verwachten. Wat is kenmerkend voor associaties en hun meetings? Hoe beslissen ze over de bestemming? Welke informatie hebben ze nodig? Wat zijn issues en trends in de associatiewereld? Hij toonde zo de verschillende factoren waar partners (congresbureau, logies, meetinglocatie, DMC’s, eventorganisatoren…) het best op letten als ze samen een bidbook opmaken. Nadien volgde een panelgesprek.

Bekijk hier de presentatie over een bidbook op maat van associaties.

Sustainability in your bidbook

Sustainability Addict Mélanie Delaplanche toonde met voorbeelden aan dat duurzaamheid en innovatie hand in hand gaan en tot succesvolle businessmodellen kunnen leiden. De groeiende aandacht voor sustainability zal zich ook doorzetten in bidbooks. Ze gaf ook voorbeelden van hoe de meetingindustrie duurzamer kan werken. Marjan Nauwelaert van Toerisme Vlaanderen presenteerde de resultaten van Global Destination Sustainability Index waaraan Toerisme Vlaanderen en de steden Antwerpen, Brugge, Gent, Leuven en Mechelen voor het eerst hebben deelgenomen.

Bekijk hier de presentatie over sustainability in bidbooks en de GDS-index.

Een goed bidbook is teamwork

Tijdens een workshop in de namiddag overlegden de deelnemers per regio over hoe je efficiënt kan samenwerken bij het opstellen van een bidbook. Daarna werkte elk groepje een voorstel uit voor de inhoud van een bidbook op basis van een recente 'request for proposal'. Ze konden daarbij ook gebruik maken van een model van inhoudstafel. Het is de voorbode van een uitgebreider instrument dat Toerisme Vlaanderen voorbereidt om de meetingindustrie te ondersteunen bij het opstellen van bidbooks. Lokale congresbureaus en andere partners zullen onderdelen uit dit ‘bouwpakket’ kunnen gebruiken en aanpassen bij het samenstellen van hun eigen bidbooks.

Bekijk hier het model van inhoudstafel van een bidbook

Meet in Flanders Academy #3

De derde Meet in Flanders Academy vond plaats op 21 juni 2019 in Faculty Club in Leuven.

Leidraad en vorming 'Een geslaagde site visit'

Organisatoren vinden site visits doorslaggevend in de beslissing om een congres, meeting of evenement aan een locatie toe te kennen. Een site visit “can make or break a deal”. In opdracht van Toerisme Vlaanderen ontwikkelt Dominique Jansen (Words & Things) een brochure en een workshop van een dag om iedereen de kennis en inzichten te geven om van site visits een succes te maken. Een plenaire presentatie en enkele korte workshops gaven de deelnemers een voorproefje van de inhoud en de praktijkgerichte aanpak. Brochure en vorming worden op 16 september 2019 gelanceerd.

Effectief netwerken

Rond de middag gaf Dimitri Verhoye (Smart A’Dvice) in een korte presentatie zijn visie op de essentie van netwerken en hoe je dat best aanpakt.

Bekijk de presentatie rond effectief netwerken

Reizen naar morgen

In de namiddag verkenden de deelnemers hedendaagse vragen en uitdagingen voor de meetingsector vanuit de invalshoek van transformerend toerisme en de florerende bestemming. Vincent Nys schetste de beleidscontext. Titus Ghyselinck (Good Planet) en Jean Van Damme (Tour & Taxis) zorgden voor inspiratie uit de praktijk. Els Meersschaert (Tussentijd) leidde de workshop in goede banen.

Bekijk de inleiding over Reizen naar Morgen en florerende bestemming van Vincent Nijs (Toerisme Vlaanderen) en de workshop onder leiding van Els Meersschaert (Tussentijd)

Interesse in het Toerisme van morgen? Neem deel aan de Summit Reizen naar Morgen van 12 en 13 september 2019 in Brugge, en geef mee vorm aan de toekomst van het toerisme.

Heeft jouw venue of congreshotel nog geen Groene Sleutel? Stel je kandidaat en laat Good Planet je begeleiden. Meer info op www.goodplanet.be.

Ontdek alle presentaties op het Slideshare kanaal van Toerisme Vlaanderen

Meet in Flanders Academy #2

De tweede Meet in Flanders Academy vond plaats op 14 december 2018 in het Provinciaal Hof te Brugge.

Plenair: Leidraad internationale basiskwaliteit in meetinglocaties

Wil Vlaanderen uitgroeien tot een internationale topbestemming voor meetings en congressen. dan moeten we ons aanbod afstemmen op wat internationale associaties, congresorganisatoren en -deelnemers verwachten. Daarom hebben we samen met IDEA Consulting een kwaliteitsleidraad ontwikkeld; een zelfevaluatie-instrument waarmee je niet enkel de kwaliteit van de infrastructuur, maar ook de dienstverlening en het management van een locatie verder kan professionaliseren. Michelle Accardo van Idea Consult stelde de leidraad voor.

Vergaderen in werelderfgoed Brugge

Sarah Cornand van Visit Bruges Convention Bureau gaf een inkijk in hoe Brugge MICE aanpakt in een erfgoed binnenstad, met aandacht voor verwachtingen op vlak van dienstverlening. Het nieuwe congrescentrum wordt een illustratie van state of the art meetinginfrastructuur.

Bekijk de presentatie over Vergaderen in werelderfgoed Brugge.

De workshops

  • Workshop 1: Vlaanderen als foodbestemming in jouw meetingevent

Hoe werkt beleving als het over catering op een meetingevent gaat? Wat zijn de smaakmakers van de Vlaamse culinaire traditie? En hoe laat je de identiteit van Vlaanderen als foodbestemming doorsmaken in de culinaire beleving van je gasten?

Bekijk de presentatie over foodbeleving en Vlaanderen als foodbestemming.

  • Workshop 2: De positionering van Vlaanderen als congresbestemming.

In een interactieve workshop zoek je samen met Toerisme Vlaanderen en communicatiebureau AIR naar hands-on toepassingen om de positionering van Vlaanderen als congresbestemming zo overtuigend mogelijk in de ‘customer journey’ te verwerken. Wat zijn de troeven van Vlaanderen als congresbestemming? Hoe kan erfgoed ons onderscheiden? En hoe kan je dankzij de kennis van de MICE-positionering van Vlaanderen je bijdrage leveren in het aantrekken van meer internationale congressen.

  • Workshop 3: Begeleidingstraject ‘beleving in meetinglocaties in erfgoed’ in 2019

Zullen congresdeelnemers en -organisatoren zich een meeting herinneren omdat ze in jouw venue iets bijzonders hebben beleefd, geleerd, gezien, gevoeld, … ? Toerisme Vlaanderen stelt het begeleidingstraject voor dat meetinglocaties in erfgoed stimuleert en adviseert om dat te bereiken. 2 congress venues getuigen over hun deelname aan het begeleidingstraject 2018. Het creatief bureau CityCubes informeert en inspireert over mogelijkheden om de (erfgoed)beleving in je venue te vergroten.

Bekijk de presentatie over het begeleidingstraject en beleving in meetinglocaties.

Meet in Flanders Academy #1

De eerste Meet in Flanders Academy vond plaats in Antwerpen op 22 juni 2018.

Toegankelijkheid en klantvriendelijk onthaal in de meetingindustrie

Met de vuistregels van klantvriendelijk onthaal kom je al heel ver om deelnemers met een beperking succesvol te ontvangen op een meeting of congres. Kathleen Smolders en Caroline Delveaux van het Vlaams Toegankelijkheidsbureau INTER zetten de belangrijkste tips op een rij. De inleiding schetste kort het toegankelijkheidsbeleid van Toerisme Vlaanderen.

Bekijk de presentatie over Toegankelijkheid en klantvriendelijk onthaal in de meetingindustrie.

De perfecte pitch

Pieter Allaerts van Nice2Meet maakte duidelijk dat je tijdens een geslaagde pitch bovenal vertelt over waarom je doet wat je doet. Zeker als je pitcht met het oog op een toekomstige samenwerking met een potentiële klant. Dan primeert niet de deal die je wil afsluiten, maar de vertrouwensrelatie die je opbouwt om tot de organisatie van een meeting of congres te komen.

Verleg je grenzen in de samenwerking met associaties

Marc Mestdagh, oprichter van de Belgian Society of Association Executives (BSAE), gaf inzicht in het kleurrijke landschap van Belgische en internationale associaties en in de specifieke werking van associaties. Op basis van 10 uitdagingen schetste hij hoe associaties aankijken tegen het organiseren van meetings en events en waar voor meetingprofessionals kansen liggen om succesvol samen te werken. Bekijk hier de presentatie over grenzen verleggen in de samenwerking met associaties.

Associatie-experte Gemmeke de Jongh vertelde met welke strategie Toerisme Vlaanderen, in samenwerking met de lokale congresbureaus, de juiste associaties warm maakt voor Vlaanderen als bestemming van een toekomstig congres.

Bekijk de presentatie om over grenzen verleggen in de samenwerking met associaties.

Nuttige informatie

Meet in Flanders Academy #1 - presentatie Verleg je grenzen in de samenwerking met associaties
Meet in Flanders Academy #1: presentatie Toegankelijke meetings en congressen in Vlaanderen
Meet in Flanders Academy #2: presentatie Foodbeleving
Meet in Flanders Academy #2: presentatie Leidraad internationale basiskwaliteit in meetinglocaties
Meet in Flanders Academy #2: presentatie Vergaderen in werelderfgoed Brugge