Professionalisering van de congressector

Header congressen en events NIEUW
Toerisme Vlaanderen wil Vlaanderen doen uitgroeien tot een internationale topbestemming voor meetings en congressen. Daarom nemen we initiatieven om de kwaliteit en dienstverlening van de meetingindustrie te laten aansluiten bij internationale verwachtingen. Vlaanderen telt talrijke meetinglocaties in erfgoed- of andere unieke sites. We profileren Vlaanderen als unieke meetingbestemming met beleving en kwaliteit als ultieme troeven. 

Project Digitale Transformatie van de Vlaamse Venues

De coronapandemie heeft een enorme impact gehad op de congres- en eventindustrie in Vlaanderen. Zo stond het traditionele format van meetings, events & congressen onder druk (van on-site naar hybride en/of digitaal) en zo ook de vereisten voor je locatie om op internationaal niveau te kunnen concurreren.  

Nu je evenementen op een veilige manier weer kunnen doorgaan is de (internationale) concurrentie groter dan ooit, en dus ook de noodzaak om je internationale doelgroep een kwalitatieve en belevingsgerichte venue aan te bieden.   

Digitale transformatie kan je venue onderscheiden op innovatieve wijze; onder andere op vlak van efficiëntie, beleving, kwaliteit, communicatie & ontvangst. Het kan je venue ondersteunen op korte en op lange termijn, om zo competitiever te staan op de internationale markt.  

Het doel

Door middel van begeleiding, ondersteuning en vorming omtrent digitalisatie willen we de Vlaamse meeting-en congressector internationaal beter op de kaart zetten. Zo zal je als venue een competitief voordeel kunnen bieden door middel van innovatieve en digitale middelen en belevenissen.

Van pijnpunten naar concrete oplossingen 

In 2022 schakelde Toerisme Vlaanderen een expert in op vlak van digitale transformatie om de volgende vraagstukken te beantwoorden: 

  1. Wat zijn je belangrijkste uitdagingen in Vlaanderen en internationaal?  
  2. Welke van die uitdagingen kunnen verlicht of opgelost worden door middel van digitale transformatie-gerichte oplossingen?    

Dankzij een co-creatief traject waar venues (internationaal & in Vlaanderen), potentiële klanten (associaties en organizers), audiovisuele diensten en steden bij betrokken werden, konden de volgende aandachtspunten geïdentificeerd worden:  

  • Hybrid & Virtual events waren heel populair tijdens de corona-lockdown omdat het door omstandigheden niet anders kon.  
    • Niet alle events zijn succesvoller met een digitale dimensie, maar een digitale dimensie kan bepaalde doelstellingen van een evenement succesvol ondersteunen. 
    • De digitale vorm van een evenement brengt ook veel voordelen met zich mee, bijvoorbeeld: een langer en breder bereik van het evenement, een alternatieve bron van inkomsten, meer kennis verzamelen over deelnemers, een betere opvolging aanbieden, etc.  
    • Vaststelling 1:  
      • Kennis en expertise hierrond in Vlaanderen is nog beperkt in vergelijking met de internationale markt.  
    • Oplossing 1: 
      • We bieden vorming aan van internationale kwaliteit om venues en PCO’s in Vlaanderen op te leiden als gecertifieerde hybrid & virtual event management professional.  
  • Wie digitale transformatie zegt kijkt zonder enige twijfel naar de customer journey, en dus ook de online customer journey. 
    • Een vlotte (online) customer journey is essentieel in het gidsen van een potentiële klant tot je venue. 
    • Vaststelling 2:  
      • Strategische venues die internationale congressen kunnen ontvangen in Vlaanderen mankeren vaak middelen en kennis om de online customer journey op te heffen naar internationale standaarden.     
    • Oplossing 2: 
      • We bieden je een pool van expertise aan gericht naar het verbeteren van digital touch-points, oftewel alle digitale punten waar een bezoeker of organisator voor, tijdens of na een evenement in contact mee kan komen.  
  • Een kwalitatieve digitale infrastructuur in je venue is essentieel om competitief te blijven op de internationale markt. 
    • Vaststelling 3: 
      • Kwalitatieve basisinfrastructuur is nog afwezig in bepaalde venues maar draagt wel bij aan de tevredenheid van je klant en/of bezoeker. Dit kan gaan over internet-capaciteit, bepaalde software om events te plannen & uit te voeren of een goeie CRM (customer relationship management) oplossing om digitale marketing te ondersteunen, etc. 
    • Vaststelling 4: 
      • Onderscheidende technologie die de ervaring van de beslissingsnemer en van de fysieke/virtuele bezoeker opkrikt levert je een competitief voordeel op. Venues in Vlaanderen mankeren vandaag vaak de middelen om dergelijke investeringen te maken, zeker post-corona en in deze toch nog onzekere tijden. 
    • Vaststelling 5: 
      • Een beslissingsnemer overtuigen dat je venue de juiste is op afstand is lastig. Dit vooral omdat de buitenlandse associatie of organisator zich het evenement niet goed kan inbeelden. 3D en 360° scans bieden daar een oplossing voor om virtueel je venue te bezoeken op hoog-realistische wijze, soms met de specifieke set-up van het event er al in zichtbaar.
    • Oplossing 4, 5 en 6 
      • Toerisme Vlaanderen ondersteunt investeringen in basis & high-end digitale infrastructuur van venues in Vlaanderen die actief werken op het aantrekken en/of organiseren van internationale congressen.
      • Dit gaat met name over investeringen in: 
        • Je digitale basisinfrastructuur (beter internet voor fysieke of digitale deelnemers, event management software, CRM applicatie of integratie, etc.) 
        • Je State of the Art digitale infrastructuur gericht naar een high-end beleving voor de fysieke of digitale bezoeker (denk aan AR-toepassingen voor way-finding, projecties, XR-tech, hybrid event platform applicatie, story-telling oplossingen… en nog veel meer! 
        • Het ontwikkelen en/of verbeteren van 3D en/of 360° scans van je venue (productie van de scan zelf, integratie er van in een relevante digitale customer journey, aanpassing van bestaande scans om event specifieke set-ups van je venue te kunnen weergeven, etc.) 
  • De zoektocht van een internationale congres- of eventorganisator naar de juiste venue begint vaak online
    • Vaststelling 7: 
      • Klanten zijn vaak heel tevreden van de dienstverlening en beleving bij venues in Vlaanderen. Toch zijn ze volgens de venues niet zichtbaar genoeg op de internationale markt.  
    • Oplossing 7: 
      • Toerisme Vlaanderen voorziet een efficiënte internationale communicatie campagne rond venues in Vlaanderen, en dan vooral rond diegene die betrokken waren in één van bovenstaande initiatieven rond digitale transformatie.  
      • Samen brengen we in 2023 de boodschap dat we in Vlaanderen klaar staan voor internationale congressen en evenementen met bovenmaatse niveaus van beleving en kwaliteit. 

Hoe willen we dit bereiken?

Aan de hand van verschillende trajecten en soorten ondersteuning die bestaan uit persoonlijke begeleiding, opleidingen of financiële ondersteuning zal je als meeting-en congreslocatie ontdekken hoe digitalisatie een plaats kan krijgen binnen je organisatie en hoe het bijdraagt aan jouw internationaal succes.  
 

De verschillende projecten rond digitalisatie:

Jaar 2023

Vragen over digitale transformatie?

Project Technologie en Innovatie: HYBR-platform

De coronapandemie, de toenemende aandacht voor duurzaam reizen en de versnelde opkomst van digitale oplossingen hebben ervoor gezorgd dat de traditionele vorm van congressen en events onder druk staat. Toekomstige evenementen zullen hybride zijn, en bovenop de ’live bijeenkomst’ altijd een digitaal component hebben.

Om kwalitatieve, belevingsvolle hybride congres- en eventervaringen in Vlaanderen te kunnen garanderen, hebben we in samenwerking met Technopolis en het and& festival, een ‘state of the art’ digitaal platform voor hybride congressen & events gebouwd: HYBR.

Zo blijft de Vlaamse congres- en eventsector koploper in digitale transformatie en versterken we de reputatie als congres- en eventbestemming.

We hebben in 2021 de verschillende mogelijkheden al kunnen testen op het UNWTO Gastronomy Congress (Concertgebouw, Brugge), het Responsible Fashion Series Congres (Universiteit Antwerpen), en het ICOM/CECA congres (M Museum, Leuven).

De voornaamste focus van het platform ligt op een optimale digitale beleving vanuit de bestemming Vlaanderen en het organisch opzetten van ontmoetingen tussen deelnemers.

Het platform wordt nog verder uitgebouwd en geoptimaliseerd aan de verdere noden van de sector.

Heb je een congres of event waar je het HYBR-platform wil voor inzetten?

Inspiratiesessie 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed'

Op 14 december 2018 organiseerde Toerisme Vlaanderen een inspiratiesessie over beleving in meetinglocaties in erfgoedsites. Zo’n 40 meetinglocaties en congresbureaus kwamen in het Stripmuseum in Brussel luisteren naar hoe je beleving kan opwekken in je meetinglocatie. Katelijn Quartier, directeur van Retail Design Lab van de UHasselt, toonde hoe je technieken om winkelbeleving te creëren kan toepassen om meetingbeleving vorm te geven.

4 praktijkvoorbeelden maakten duidelijk hoe uiteenlopend je jouw meetingbeleving (in erfgoed) kan aanpakken. Cruciaal is vertrekken van de troeven en kenmerken van je locatie. Deze 4 meetinglocaties kwamen hun kijk op beleving voorstellen:

  • Thor Central (Genk) - Annick Javor, MICE manager
  • Augustijnenklooster (Gent) - Paul Boesman en Marianne Van der Sypt, zaakvoerders
  • Château St. Gerlach; Oosterwegel Collection (Valkenburg, Nederland) - Guillaume Meewis, senior sales manager
  • St(r)andplaats Nederzandt (Noordwijk, Nederland) - Edwin de Beukela