Professionalisering van de congressector

Doel

Door persoonlijke begeleiding van experten in digitale marketing & marketing technologie willen we je zichtbaarder en competitiever maken op de internationale markt door het verbeteren van je digitale touchpoints. Hierbij werken we samen aan een audit van je huidige online customer journey en optimaliseer je de digitale marketing aanpak. Experten in user experience, digitale marketing en technologie geven hierbij strategisch, technisch en marketing-technisch advies en kunnen bepaalde werken ook voor je uitvoeren. 

Inhoud begeleiding

Marketing Automation  

• Doel: Verhoging efficiëntie van je marketing aanpak. Je komt te weten hoe je ervoor zorgt dat je boodschap terechtkomt bij de juiste doelgroep en dit op het juiste moment.

Website, User Experience, User Interface, Conversion Rate Optimization 

• Doel: Verbetering van je gebruikerservaring, conversie en algemene kennis rond het gebruik en de prestaties van je website.

Search Engine Optimization

• Doel: Het bekomen van meer bezoekers op je website en het ontwikkelen van een betere online zichtbaarheid.

Advertising

• Doel: Het optimaliseren van je advertentiekost door het gebruik van verschillende kanalen, doelgerichtheid en personalisatie.

Social Media 

• Doel: Het bekomen van een beter inzicht in de interacties op je sociale media kanalen.

Data & integratie

• Doel: Het beschikbaar stellen van de reeds aanwezige data in de nodige tools zodat deze je marketing campagnes kunnen verbeteren en ervoor kunnen zorgen dat er een duidelijke analyse is van de gegevensstroom.

Automation

• Doel: Het verhogen van de efficiëntie binnen je organisatie door het wegwerken van repetitieve manuele taken.

Werking expert

1. Een kennismakingsmeeting vindt plaats waarbij je huidige digitale customer journey wordt bekeken: wat zijn je pijnpunten, ambities en reeds gebruikte tools.  
2. Een audit wordt uitgevoerd en verbeterpunten worden vastgelegd. 
3. Een onderzoek naar optimalisaties die je venue zichtbaarder en competitiever maken op internationaal vlak gaat van start. 
4. De expert en Toerisme Vlaanderen kijken welke uitvoeringen er kunnen gebeuren. 
5. De uitvoeringen vinden plaats indien zo met je afgesproken.

Criteria

• Je beschikt over een permanente congres-en meeting structuur  
• Je hebt een minimum capaciteit (plenaire ruimte) van 200 deelnemers  
• Je hebt een sterke internationale visie  
• Je hebt de zelfscan reeds ingevuld  
• Venues die dankzij deze expertise een grote sprong kunnen maken op vlak van internationale competitiviteit krijgen voorrang.  

De begeleiding wordt uitgevoerd door Toerisme Vlaanderen in samenwerking met Comark & SB0, deze neemt plaats tot ten laatste eind 2023. 

Heb je interesse, stuur gerust een mailtje naar sam.versele@meetinflanders.com 

Samen met PCMA, de internationaal erkende expert in Hybrid & Virtual Event Management biedt Toerisme Vlaanderen een 2-daagse opleiding aan. De opleiding gaat door op 6 en 7 november 2023 in Leuven. Dit is een gecertifieerde en internationaal erkende opleiding weliswaar aangepast voor de Vlaamse markt. De training wordt gegeven in het Engels.

Bij deze opleiding zal je met andere locaties en organisatoren fysiek samenkomen om de wereld van hybride en virtuele evenementen beter te begrijpen en beter aan te bieden. Je zal leren wanneer het opportuun is om een digitaal kanaal aan te bieden, en hoe je een competitieve en kwalitatieve oplossing opzet voor zowel de klant als de venue/organisator. Tot slot leer je hoe je van een hybrid event een winstgevende dienstverlening kunt maken voor jou en voor de klant.

Onder andere de volgende onderwerpen zullen aan bod komen:

• Hoe ziet de huidige markt van (digitale) events eruit, welke oplossingen bestaan er en hoe worden deze succesvol ingezet
• Hoe bereid je digitale evenementen voor om een onvergetelijke indruk achter te laten & hoe verdien je eraan
• Hoe plan je zo’n event best in, hoe wordt elk luik voorbereid, hoe ga je om met sprekers en hoe hou je het online publiek warm op interactieve wijze
•  Wat zijn de beste oplossingen die je kunt gebruiken om succesvol het digitale luik van je evenement op te zetten
• Hoe zet je zo’n evenement in de markt, hoe communiceer je erover en hoe maak je het interessant om meer deelnemers aan te trekken
• Tot slot: hoe meet je of deelnemers tevreden waren.

Wie komt in aanmerking voor de training?  

• Medewerkers van venues in Vlaanderen die actief zijn in het verkopen en/of organiseren van internationale congressen en die de zelfscan voor de venue hebben ingevuld
• Organisatoren van congressen en evenementen (die minimum 1 internationaal evenement in Vlaanderen hebben georganiseerd of concrete plannen hebben om dat te doen)

Plaatsen zijn beperkt. De training vond plaats op 6 en 7 november 2023 in Leuven.  

Vragen? Stuur dan een email naar sam.versele@meetinflanders.com.

Toerisme Vlaanderen heeft de ambitie om congresvenues te helpen competitiever te worden op de internationale markt. Dit bereiken we ook door structurele en tactische investeringen te maken in digitale transformatie van venues die inzetten op het aantrekken en ontvangen van internationale congressen en evenementen.

Hoe pakken we dat aan? 

1. Samen met je investeren we in een betere basis-infrastructuur. Dat betekent beter internet (fiber lijnen, betere Wi-Fi, internet voor streaming, betere dekking, etc.), of basis tools die je ondersteunen richting een betere bediening van de klant, voor, tijdens of na het evenement (event management of planning software, installatie, gebruik en/of integratie van een CRM oplossing, etc.). 
   • Waarom?
     • Kwaliteit en bereik van het internet blijft één van de topergernissen van ons internationaal doelpubliek tijdens evenementen. Niet alleen je deelnemer geniet van een kwalitatief internet, maar ook voor je digitale bezoeker is voldoende internet-capaciteit een belangrijke factor. 
     • Essentiële toepassingen zoals event management software dragen bij tot het verbeteren van je interne efficiëntie, cash-flow, controle en communicatie. Aldus tot een betere ervaring van je klant. 
     • Essentiële toepassingen zoals CRM applicaties of community management platformen dragen bij tot het verbeteren van je kennis, internationale zichtbaarheid en klantenbeheer, aldus tot een betere ontvangst en opvolging van je klant. 
2. Samen investeren we in onderscheidende technologie die de ervaring van de beslissingsnemer en van de fysieke en/of virtuele bezoeker opkrikt vóór, tijdens en na je evenement. Dit kan gaan over Extended Reality (XR) gerichte oplossingen om beleving en/of bijvoorbeeld wayfinding op te krikken op je locatie, of over de installatie van bepaalde hardware voor een kwalitatieve digitale beleving (smart camera's, virtual director, interactieve schermen, streaming gerichte oplossingen, etc. )
   • Waarom?
     • Je kan zelfstandig te werk gaan met eigen kwalitatief materiaal, wat een competitief voordeel is.
     • Betere belevingsinfrastructuur draagt bij aan een betere beleving van de deelnemer, hogere tevredenheid en vooral de zin om terug te keren. 
3. Samen investeren we in oplossingen die de beslissingsnemer op afstand kan overtuigen om voor je venue in Vlaanderen te kiezen, met name dankzij 3D- of 360° scans van de venue. Zowel het ontwikkelen van een dergelijke scan of het verbeteren er van kan ondersteund worden.    
   • Waarom?
     • Zo beleefd de klant je venue niet alleen digitaal (op een digitaal scherm of met een VR-bril, op afstand), maar krijgt deze ook de mogelijkheid om specifieke event-set-ups digitaal te zien via datzelfde kanaal (tafelopstelling, podium, sprekerstafel, logo's, ontvangst, etc.). 
            

Hoe kun je beroep doen op de subsidie? 

*(Onder voorbehoud van goedkeuring door Raad van State en ondertekening van het ministerieel besluit hier omtrent). 

Stap 1: Je kijkt na of je voldoet aan de hiervoor opgestelde criteria voor venues in Vlaanderen:  

1. De congresvenue heeft een plenaire ruimte met minimale capaciteit van 200 pax en daarbovenop een of meerdere ruimtes bestemd voor break-out en/of lunch/diner die gezamenlijk een capaciteit van 200 pax hebben.
2. De congresvenue is een bestaande en permanente infrastructuur.
3. De congresvenue beschikt over een operationeel duurzaamheidsplan met concrete doelstellingen.
4. De congresvenue heeft de zelfscan ingevuld en voegt het resultaat van deze zelfscan toe aan de steunaanvraag.
5. De congresvenue heeft een internationale werking en kan dit als volgt aantonen: 
   • De congresvenue ontving tussen 1 januari 2018 en 31 juni 2023 minstens 2 internationale congressen voor associaties of bedrijven, die minstens 2 dagen duurden en waaraan minstens 200 pax deelnamen (waaronder buitenlandse deelnemers). 
   • De congresvenue heeft een internationaal gerichte en dus meertalige promotie (min. Engels) (via website, promotiekanalen, publicaties, deelname aan beurzen gericht op internationale organisatoren.
6. De congresvenue heeft een intern aanspreekpunt voor de opvolging van de congreswerking.
7. De congresvenue profileert zich als meeting- en congreslocatie op eigen communicatiekanalen (website, social media). 
    

Stap 2: Je bereidt een dossier voor dat aantoont welke investering in digitale transformatie voor je venue relevant is om competitiever te worden op de internationale markt.

• In hoeverre zal dit project bijdragen aan een verbetering van het digitaal comfort van deelnemers aan congressen en meetings op deze congresvenue?
• In hoeverre zal dit project zorgen voor een betere customer journey voor de klant? 
• In hoeverre zal dit project zorgen voor een efficiëntere interne werking van de congresvenue? 
• In hoeverre zal dit project bijdragen aan een betere beleving van congressen georganiseerd in de venue? 
• In hoeverre zal dit project bijdragen aan een sterkere internationale positionering van de venue? 
  • Wat is de haalbaarheid tegen eind 2024? 

Dossiers kunnen ingediend worden vanaf 3 augustus tot 29 september 2023 (onder voorbehoud).  

Stap 3: Screening en kwalificatie van de aanvragen 

Vanaf eind september, éénmaal alle aanvragen ingediend via ons e-loket, screenen we de verschillende voorstellen.  
Op 12 en 13 oktober komt een jury samen die je uitnodigt om een pitch te leveren rond je aanvraag. 
Je krijgt dan de kans om aan te tonen waarom de gevraagde steun een relevante is om beter te scoren op internationaal niveau.  

Stap 4: Eind november 2023 krijg je officieel bericht of de subsidie zal toegekend worden.

Welke kostensoorten komen in aanmerking voor subsidiëring:  

• Digitale basisvoorzieningen die zorgen voor een efficiëntere werking van je congresvenue, met name ontwikkeling of upgrade van een CRM systeem, ontwikkeling of upgrade van het automatiseren van project management, planning en datamanagement. 
• Permanente investeringen die zorgen voor een verbeterde permanente internetvoorziening, waaronder: 
  • De aanschaffing van infrastructuur die wifi 6 ondersteunt.
  • De upgrade van de backbone van het netwerk naar minimum 10 gigabit, inclusief kosten voor access switches, server racks, bekabeling en fiber. 
  • De aanschaffing van materiaal dat een betere dekking aanbiedt van internet voor deelnemers en klanten.
  • De ontwikkeling van een Mobile Private Network (hybride netwerken).
  • Productie of upgrade van je bestaande 3D-scan.
  • Optimalisatie van je website. 
  • Permanente investeringen om hybride congressen mogelijk te maken.
  • Permanente investeringen inzake digitale bewegwijzering, zowel digitaal als ter plaatse.
  • Permanente investeringen ter verhoging van de beleving ter plaatse via digitale toepassing, waaronder de storytelling over je site.

Volgende kostensoorten komen niet in aanmerking voor subsidiëring: 

• Btw 
• Overhead kosten 
• Personeelskosten 
• Vorming 

Algemene modaliteiten: 

• Het totaal budget voor de subsidie oproep bedraagt 750,000 euro.
• De subsidie bedraagt maximaal 60% van je betoelaagbare kosten, met een maximum van 75,000 euro per project.  
• Minimale projectkost: 10,000 euro per project. 
• Max. 1 steunaanvraag per congresvenue.
• Projecten moeten volledig gerealiseerd zijn tegen 31 december 2024. 

Heb je interesse, stuur gerust een mailtje naar impuls@toerismevlaanderen.be