Duurzame keuzes voor onze evenementen

• Afhankelijk van de doelstelling, doelgroep... van het evenement kiezen we het format. 
• Is het bijvoorbeeld niet strikt noodzakelijk om het evenement volledig face-to-face te organiseren, dan kiezen we voor online of hybride. Een online event heeft bijvoorbeeld een veel lagere ecologische voetafdruk dan een fysiek evenement. Door een evenement online of hybride te organiseren, kunnen we ook het bereik ervan vergroten bij bepaalde doelgroepen. Via het platform HYBR kunnen erg mooie zaken gerealiseerd worden in een hybride omgeving.
• Waar mogelijk proberen we zoveel mogelijk evenementen samen of verschillende vergaderingen aansluitend te organiseren. Dit helpt om de impact en kosten van de mobiliteit te minimaliseren.

• Bij de samenstelling van het programma houden we rekening met diversiteit bij sprekers en thema’s die aan bod komen. 
• We zorgen ervoor dat de evenementlocaties en overnachtingsplaatsen toegankelijk zijn voor iedereen met een motorische, visuele, auditieve of mentale beperking. 
• Bij de inschrijving vragen we deelnemers actief of er specifieke noden tot ondersteuning zijn. We volgen dit ook verder op tijdens het evenement. 
• We houden rekening met de diverse religieuze en levensbeschouwelijke achtergronden van de deelnemers, zoals specifieke gewoontes, aangepaste diëten of bewustzijn rond bepaalde vastenperiodes of feestdagen.
• Waar mogelijk voorzien we beurzen of financiële ondersteuning voor individuen of groepen voor wie de kost om aan het event deel te nemen te hoog zou kunnen liggen.
• Indien mogelijk organiseren we (delen van) het evenement in een hybride formule, zodat ook geïnteresseerden zonder tijd of middelen om te reizen kunnen deelnemen.

• We kiezen zoveel mogelijk voor een locatie die vlot bereikbaar is met het openbaar vervoer, op wandelafstand van een station of bushalte.
• We kiezen bij voorkeur een locatie met een duurzaamheidscertificaat of een -plan. Die locaties ondernemen gericht acties om hun milieu-impact te verlagen. Zo werken ze bijvoorbeeld met een groene energieleverancier, hebben ze ledverlichting, gebruiken ze regenwater voor het sanitair, zijn er zonnepanelen, etc. 
• Bij de keuze van de locatie houden we rekening met het aantal te verwachten deelnemers. Een te grote locatie heeft vaak meer energie nodig voor verlichting en verwarming.
• Bij voorkeur kiezen we voor een locatie die voorzien is van de nodige infrastructuur en uitrusting, om installaties en logistiek vervoer te vermijden/beperken.

• De locatie van het evenement heeft een grote invloed op de mobiliteit. Daarom kiezen we de locatie verstandig (zie pijler 3). 
• We informeren de genodigden over hoe ze de locatie kunnen bereiken. Daarbij focussen we op de mogelijkheden om met het openbaar vervoer/de trein te reizen, ook wanneer ze uit het buitenland komen. 
• We zorgen ervoor dat de duurzaamste oplossing ook de makkelijkste optie wordt. 
• Ligt de evenementlocatie toch te ver van een treinstation, dan kiezen we bij voorkeur voor een groene shuttledienst. Of we faciliteren het carpoolen.
• We houden rekening met de dienstregeling van het openbaar vervoer. We zorgen er bijvoorbeeld voor dat het evenement niet te laat eindigt, zodat mensen nog met de trein naar huis kunnen.
• Wanneer veel (internationale) gasten aanwezig zullen zijn, houden we rekening met de geografische herkomst van de deelnemers bij de keuze van een gaststad. We kiezen dan een centrale bestemming die makkelijk bereikbaar is voor alle deelnemers.
• We kiezen voor lokale leveranciers en cateraars die zich niet ver moeten verplaatsen voor hun diensten of die hun diensten aanbieden via een duurzame transportmethode. 

Voor de events die we bij Toerisme Vlaanderen doorgaans organiseren, zetten we op deze pijler vooral in door een goede keuze van 
eventlocatie. We kiezen bijvoorbeeld een locatie die een groene energieleverancier heeft of die regenwater recupereert voor het sanitair.

Voor events waar we zélf kunnen ingrijpen op het energie- en waterverbruik, houden we rekening met deze zaken:

• We gebruiken milieuvriendelijke toestellen met het zuinigste energielabel.
• We vermijden energievreters zoals springkastelen of luchtpilaren.
• We vermijden generatoren en sluiten zo veel mogelijk aan op het bestaande net. Als we toch generatoren nodig hebben, gebruiken we ecologische alternatieven voor dieselolie zoals biodiesel of HVO (Hydrotreated Vegetable Oil). 
• We gebruiken ledverlichting. 
• We kiezen voor composttoiletten of indien aansluiting op de riolering mogelijk is, vacuümtoiletten of toiletwagens met spaarknop.

• Omdat plantaardige voeding 10 tot 50 keer minder CO₂ uitstoot dan dierlijke voeding, kiezen we maximaal voor plantaardige en seizoensgebonden maaltijden.
• We serveren geen bedreigde vissoorten of enkel vissen die in seizoen zijn. 
• We kiezen zo veel mogelijk voor biologische of fairtrade producten. 
• Om voedselverspilling te vermijden, vragen we aan de deelnemers om zich vooraf in te schrijven voor maaltijden zodat we exact kunnen inschatten voor hoeveel mensen we eten moeten voorzien.
• We vragen een no show fee bij laattijdige annuleringen. 
• We kiezen voor herbruikbaar eetgerei. 
• We bieden drank aan via grootverpakkingen zoals grote bidons met tap.
• We voorzien gezonde en milieuvriendelijke alternatieven voor de gebruikelijke gezoete dranken, zoals bijvoorbeeld lokale  fruitsappen, kombucha of kefir.

• Voor we materiaal aankopen, gaan we eerst na of het niet mogelijk is om het ergens te ontlenen.
• Bij de aankoop van materiaal, staan we stil bij verschillende parameters zoals het aantal deelnemers en de duur van het evenement, om ongewenste overschotten te voorkomen.  
• We vermijden het uitdelen van gadgets en goodiebags.
• We gaan zorgvuldig om met papier, en gebruiken bij voorkeur whiteboards en (niet-toxische) stiften of digitale alternatieven. 
• Banners, vlaggen, kledij, ... worden zo ontworpen dat ze ook voor andere evenementen gebruikt kunnen worden.
• We vermijden drukwerk en voeren voornamelijk digitaal promotie via de website, e-mail en sociale media. 
• Als we toch drukwerk hebben, gebruiken we bij voorkeur gerecycleerd FSC-gelabeld chloorvrij papier en milieuvriendelijke inkt.
• Lanyards worden na elk evenement opnieuw verzameld voor hergebruik.
• We kiezen voor herbruikbare mokken, bekers, bestek, borden, rietjes, ...
• Worden er snacks voorzien, dan geven we de voorkeur aan snacks zonder verpakking.
• We kiezen voor linnen, FSC-gelabelde en/of gerecycleerde servetten.
• We sorteren PMD, papier, GFT en restafval onmiddellijk op het evenement zelf, en dringen daar ook op aan bij de cateraar.
• We zorgen ervoor dat duidelijk aangegeven staat welk soort afval in welke vuilnisbak moet. 

• Om voedselverspilling tegen te gaan communiceren we duidelijk hoe mensen hun deelname aan het event kunnen bevestigen of annuleren. Ook vragen we naar eventuele dieetrestricties.
• We communiceren duidelijk over de bereikbaarheid van de locatie, met focus op het openbaar vervoer.
• Voor bepaalde evenementlocaties (bijvoorbeeld een kerk of buiten) vermelden we welke kledij de deelnemers best kunnen dragen, om onnodige verwarming of verkoeling te vermijden.
• We zorgen dat diversiteit zichtbaar is in het beeldmateriaal voor de communicatie en de presentaties (zie pijler 2: inclusie & diversiteit).
• Onze online communicatie is toegankelijk en leesbaar voor iedereen, ook voor slechtzienden en -horenden.