Jouw contactpersoon
Flanders Heritage Venues nu
Een grote troef van Vlaanderen als congresbestemming is de ligging van onze meeting locaties midden in historische stadscentra en in een karakteristieke erfgoedomgeving. Door het historisch erfgoed eigen aan onze bestemming, kunnen we internationale congresdeelnemers een bijzondere beleving aanbieden.
Toerisme Vlaanderen startte daarom ‘Flanders Heritage Venues’ op. Dit is een netwerk van inspirerende meeting locaties met een unieke erfgoedbeleving. Dit netwerk bestaat momenteel uit 21 unieke meeting locaties gelegen in Vlaanderen & Brussel.
De venues konden tot dit netwerk toetreden na een succesvolle afronding van het begeleidingstraject ‘beleving in meeting locaties in erfgoed’. Dit traject stimuleert en adviseert de venues om unieke (erfgoed)belevingen te creëren op gebied van infrastructuur, communicatie en dienstverlening.
In deze venues kunnen meetings en congressen doorgaan en kan ook het 3-stoelenprincipe (de venue heeft voor elke deelnemer een stoel in een plenaire zaal, in een breakout-room en voor catering) worden toegepast.
De venues zijn bereikbaar met het openbaar vervoer vanaf de nationale luchthaven en beschikken over voldoende geschikte logies en belevingsmogelijkheden in de omgeving. Ook zetten ze in op duurzaamheid en toegankelijkheid.
Flanders Heritage Venues 2.0
Dit netwerk zal Toerisme Vlaanderen nu uitbreiden met een focus op het reizen naar morgen verhaal en waarbij kwantiteit ruimte maakt voor kwaliteit met de nadruk op duurzaamheid, beleving, toegankelijkheid en digitalisatie.
Hierbij komen zowel venues in erfgoedsites als venues met een unieke beleving voor in aanmerking.
Waarom breiden we het netwerk uit?
Bij deze uitbreiding draait het niet om het aantal deelnemende meetinglocaties maar om de kwaliteit waarvoor het netwerk staat.
Het netwerk staat voor belevingsvolle en kwalitatieve congres locaties. Zo willen we in het netwerk niet alleen locaties opnemen die erfgoed als troef hebben, maar ook die met een unieke impact.
Het netwerk wil immers impact- en belevingsvolle congreslocaties die gekend staan voor hun kwaliteit in kaart brengen voor het internationaal publiek.
Visual in tekst - verloop van het project Flanders Heritage Venues: 2017 tot vandaag
- 2017: start van het concept 'Flanders Heritage Venues'
- 2018: 6 venues treden toe tot het netwerk
- FMCCA
- Botanic Sanctuary Antwerpen
- Het Predikheren
- De Hoorn
- Bokrijk
- Thor Central
- 2019: het netwerk breidt uit tot 15 venues, met deze nieuwe leden:
- Sint-Pietersabdij
- Bijlokesite
- Lamot
- Iers College
- C-Mine
- Faculty Club
- Kursaal Oostende
- Maison de la Poste
- Alden Biesen
- 2020: het netwerk breidt verder uit tot 21 venues, met deze nieuwe leden:
- Gent ICC
- Provinciaal Hof
- Plantentuin Meise
- ZLDR Mine
- Handelsbeurs Antwerpen
- Magdalenakerk
- 2023: Flanders Heritage Venues 2.0
Wat wijzigt er bij het Flanders Heritage Venues netwerk 2.0?
- Het netwerk breidt alleen uit met venues gelegen in Vlaanderen.
- Het 3-stoelen-principe valt weg.
- De focus ligt op kwaliteit i.p.v. kwantiteit waarbij duurzaamheid, toegankelijkheid, welzijn, digitalisatie en beleving centraal staan.
- De minimumcapaciteit van 250 personen valt weg.
- De congreslocatie moet geen erfgoedlocatie meer zijn.
- 'Flanders Heritage Venue' wordt een begrip waarbij iedere locatie die gelegen is in een uniek kader en een impactvolle beleving kan bieden een mogelijk kandidaat voor het netwerk wordt. We zetten hierbij in op de slogan 'Create Tomorrow's Heritage'.
Hoe gaan we te werk?
Begin maart: oproep tot kandidaturen
- De officiële lancering van Flanders Heritage Venues 2.0.
- Gedurende 1 maand hebben de locaties de tijd hun aanvraag in te dienen.
14 maart: infosessie
Tijdens deze online infosessie zorgen de congresvenue experten Sam & Melanie voor extra begeleiding omtrent de uitbreiding van het Flanders Heritage Venues Netwerk. De infosessie zal via Teams plaatsvinden om 14 uur op 14 maart 2023. Tijdens de sessie zal er ook genoeg tijd worden vrijgemaakt voor vragen.
Inschrijven is heel eenvoudig. Stuur een mailtje naar melanie.vanoevelen@meetinflanders.com en je staat op de lijst.
Enkele dagen voor de infosessie ontvang je nog een mail met de link naar de infosessie.
Begin april: eerste kwalificatieronde
Midden april: kwaliteitsaudit ter plaatse
Eind april: tweede kwalificatieronde
2 juni: jury
De gekwalificeerde locaties komen langs bij de jury.
Begin juni: selectie
De kandidaten vernemen of ze bij het netwerk Flanders Heritage Venues zullen behoren. Een actieplan met verdere aanbevelingen wordt overlopen.
Midden juni: aankondiging van de nieuwe leden
De nieuwe leden worden voorgesteld via een persbericht.
Juli en augustus: begeleiding
De nieuwe locaties krijgen begeleiding rond de kwaliteitseisen.
Wat kan je verwachten als lid van het netwerk?
Wij bieden aan:
- Training, coaching & ondersteuning (duurzaamheid, digitalisatie, toegankelijkheid,...)
- Creëren van content (video's, foto's, teksten en 360° scans)
- Internationale promotie voor een betere visibiliteit
- Netwerksessies
- Uitnodigingen voor relevante (ook betalende) events
- Voorrang voor het organiseren van Toerisme Vlaanderen events
Wij vragen:
- Als venue ben je een ambassadeur en neem je het netwerk mee in je promotie (ook op je website).
- Je deelt ervaring en goede praktijken.
- Een actieve participatie.
- Je toont engagement richting meer kwaliteit & duurzaamheid (zelfscan wordt ieder jaar ingevuld).
- Een actieve deelname aan de congresbarometer.
Je kandidaat stellen
Aan welke voorwaarden moet je voldoen om deel uit te maken van het netwerk?
Basisvoorwaarden
- Permanente infrastructuur
- Gelegen in Vlaanderen
- Kwalitatieve meeting faciliteiten (zelfscan)
- Professionele dienstverlening op internationaal niveau met een website beschikbaar in het Engels en het nodige bekwame personeel
- Je meeting locatie is uniek of je congresteam staat garant voor het bezorgen van een impactvolle ervaring
Randvoorwaarden
- Goede bereikbaarheid: ligging op maximaal 15 minuten loopafstand van logies en treinstation, en vanuit het treinstation duurt een treinreis naar de dichtstbijzijnde luchthaven minder dan 90 minuten
- Geschikte logies in de omgeving
- Duidelijke doelstellingen & strategie rond duurzaamheid of je locatie heeft het Green Key label behaald
- Duidelijke doelstellingen & strategie rond toegankelijkheid of je locatie heeft het toegankelijkheidslabel behaald
- 'Reizen naar morgen' focus met aandacht voor het leveren van een positieve impact op lange termijn
Welke informatie moet je bezorgen bij het toetredingsdossier?
- Inhoudstafel
- Infrastructuur
- Plattegrond
- Geschiedenis & foto's
- Technische beschrijving van je meeting locatie (meeting faciliteiten, catering mogelijkheden etc.)
- Huidige functies van de locatie
- Belangrijkste troeven (belevingselementen)
- Toelichting basis-en randvoorwaarden
- Link naar 3D visualisatie indien mogelijk/bestaand
- Management
- Hoe wordt de "Reizen naar morgen" focus toegepast
- Partners
- Inzet op internationale promotie
- Lange termijn visie
- Kwaliteit
- Visie op kwaliteit, gastvrijheid, hybride- en virtuele evenementen
- Bijlage: zelfscan (pdf)
- Verbeter aspecten die als conclusie uit de zelfscan kunnen worden vastgesteld en waarop nog binnen het jaar de gepaste acties op wensen genomen te worden.
- Motivatie
Wat moet je weten over de pitch?
Waarom?
Tijdens je presentatie ga je de jury overtuigen hoe je bijdraagt aan onze missie om Vlaanderen te promoten als een internationale vergader- en congresbestemming. Met je verhaal leg je uit: wat je uniek concept inhoudt, wat je toekomst visie is en hoe je zaken zoals duurzaamheid en toegankelijkheid gaat aanpakken. Je doel is een 'ja woord' te krijgen van de jury en zo je lidmaatschap te bevestigen.
Hoe?
- In het Engels
- 10 à 15 minuten aan de hand van een Powerpoint
Waar?
- Bij Toerisme Vlaanderen. Grasmarkt 61, Brussel.
Wat moet je pitch zeker inhouden?
- Een 'motto' die je visie, het leidmotief van je venue samenvat
- Een verduidelijking van de USP’s van je venue
- Je kwaliteitsvisie
- Toelichting over de manier waarop je het “reizen naar morgen” verhaal opneemt in de werking
- Toelichting over de unieke beleving die je levert als venue
- Verduidelijking over je strategie en doelstellingen rond duurzaamheid & toegankelijkheid
- Verduidelijking van je internationale visie van de venue en de acties die ervoor zorgen dat je congres locatie voldoet aan de internationale noden
Jury?
De jury bestaat uit een expertengroep van:
- Toerisme Vlaanderen
- (Inter)nationale meetingindustrie vertegenwoordiger
- Vertegenwoordiger CityD-Wes. CityD-Wes Group is een consultancybedrijf met experten in verschillende domeinen waaronder toerisme. De experten van CityD-Wes helpen ons binnen het project bij het uitvoeren van de kwaliteitsaudit en de begeleiding. Dit doen ze via onderzoek, expertise en een duidelijke strategie.
Een dossier indienen
Wil je graag deel uitmaken van het netwerk? Stuur je dossier voor 31 maart 2023 naar melanie.vanoevelen@meetinflanders.com en sam.versele@meetinflanders.com